Clasificador y buscador para vuestros documentos

La forma habitual de guardar un documento, ya sea creado por nosotros o de cualquier otro origen, consiste en ponerle un nombre que lo identifique y colocarlo en una ubicación concreta o carpeta de nuestro disco duro.
Y aunque nuestro sistema operativo dispone de filtros de búsqueda e indexación que nos facilitan la localización de documentos, hay momentos en los que por mucho que nos lo propongamos, resulta difícil encontrar aquel documento concreto que necesitamos.
La razón es tan simple como que cuando decidimos guardarlo en su día, le pusimos un nombre y lo ubicamos en una carpeta, de los que ahora nos tenemos que acordar.
Cuando estamos guardando un documento en una carpeta de windows, limitamos las posibilidades de localización a nuestra capacidad para recordar cómo se llamaba y donde lo guardamos.

¿Pero qué ocurriría si guardáramos un documento del que meses más tarde no somos capaces de recordar su nombre o la carpeta en la que decidimos guardarlo?
Pues que podría ocurrir el desagradable suceso que difícilmente lograríamos encontrarlo, salvo que a la hora de guardarlo hubiéramos anotado en algún sitio, unos criterios sobre el contenido del documento, y la ruta donde decidimos guardarlo.
Si tuviésemos un sistema que nos permitiera guardar la ruta física de nuestro documento junto con un conjunto de datos o valores de referencia de ese documento (también llamados etiquetas de indexación) que fuesen datos sobre el contenido o definición del propio documento, garantizaríamos, no tan sólo encontrarlo al instante, si no también localizarlo cuando buscamos documentos relacionados por algún valor, temática, contenido o dato de interés.
Con un sistema como ese, cuando archiváramos cualquier documento, garantizaríamos que podremos recuperar instantáneamente el documento por cualquiera de los criterios de búsqueda que utilicemos.

Pongamos un ejemplo:
Decidimos crear un documento, por ejemplo de word, con toda una teoría concreta sobre el ataque posicional.
Pero a la vez, ese documento también contiene información sobre conceptos de táctica colectiva y sobre el juego posicional 4-0.
Tal y como hacemos actualmente, procederíamos a guardar el documento con un nombre que lo identifique, por ejemplo “mi teoría sobre el ataque posicional” y dentro de una carpeta de windows llamada por ejemplo “Ataque”.
Hasta aquí no hay mayor problema.

¿Pero qué ocurriría cuando meses más tarde intentásemos recuperar dicho documento?
Pues que o nos acordamos exactamente en qué carpeta y bajo qué nombre lo guardamos, o tendremos que comenzar a rastrear e incluso abrir varios documentos hasta que al final demos con el que nos interesa.
También ocurriría que si en un momento futuro buscamos uno o varios documentos en el que encontrar información sobre el juego posicional 4-0, o bien nos acordamos que un día creamos un documento llamado llamado “ataque posicional” que contenía información sobre el juego posicional 4-0, o nos veremos obligados a perder tiempo abriendo varios documentos hasta encontrar aquel o aquellos que realmente estamos buscando.

Y esto es así, por dos razones fundamentales:
Una es porque cuando estamos creando y guardando el documento por primera vez, tenemos muy claro como lo clasificaremos, pero no tenemos ni idea de cuales serán las características o valores por los que necesitaremos buscarlo en un futuro.Y la segunda razón, es porque el método de guardar un documento en carpetas de windows, nos obliga a colocarlo en un espacio físico del disco duro, del que no tenemos más remedio que acordarnos en el futuro.

Un software de gestión documental, es un programa que viene a resolver muchas de las necesidades que tenemos para el archivo, localización y gestión de documentos, y que está basado en el concepto de etiquetas de indexación, o metadatos, de tal forma que cuando guardamos un documento o lo recuperamos para su consulta, lo hacemos a través de esas etiquetas de indexación o metadatos, utilizados en su día para su archivado.

Indudablemente, lo que os propongo a continuación no es ni mucho menos un software de gestión documental. Pero, intentando que ciertas herramientas de software nos ayuden, si lo podemos considerar un buen archivador y buscador para nuestros documentos.
He diseñado una pequeña y sencilla base de datos, que os va a permitir clasificar todos los documentos que deseéis, gracias a unas etiquetas de indexación o campos de valor, que os permitirá localizarlos de forma inmediata cada vez que los necesitéis.

La forma de utilizarlo es muy sencilla:
Abrís la base de de datos, seleccionáis el documento que queréis clasificar y archivar, indicando las etiquetas de indexación que identifican al documento, así como las palabras claves que consideráis importantes para su localización.
La base de datos, recogerá la ruta donde se encuentra ubicado el documento, y le asociará aquellos valores o etiquetas de indexación que vosotros deseéis indicarle.
De esta forma, cuando queráis encontrar cualquier documento, simplemente deberéis indicarle a la base de datos buscadora de documentos, cual o cuales son los criterios por los que deseáis que os localice el documento, con las ventajas adicionales, de que a medida que vais escribiendo uno o más valores de búsqueda, el programa os irá mostrando una lista mayor o menor de documentos que coinciden con los criterios que estáis indicando, de tal forma que siempre tendréis la relación de todos aquellos documentos que coinciden con los valores de vuestra búsqueda.
Una vez que localicéis el documento deseado, tan sólo tendréis que hacer click en el link que os lo abrirá de inmediato y por su puesto en su formato original.
Una vez abierto, consultáis, trabajáis o modificáis lo que sea necesario y lo volvéis a guardar manteniendo el mismo nombre y la misma ubicación. De esta forma el programa siempre tendrá controlados a todos vuestros documentos, aunque los abráis y los modifiquéis cuantas veces sea necesario.

Indudablemente, el programa no ha sido diseñado para leer en vuestra mente, y por lo tanto, primero deberemos alimentarlo con los datos necesarios de todos aquellos documentos que queremos tener bien archivados y rápidamente localizados, pero os puedo asegurar que una vez que hagáis este trabajo previo, que incluso puede realizarse de forma progresiva, valoraréis mucho la rapidez con la que a partir de entonces podéis consultar toda vuestra documentación.
El programa no necesita ningún requerimiento especial, simplemente que se encuentre en el mismo disco duro donde vais a ir clasificando vuestros documentos, y por su puesto, que los documentos que hayáis clasificado, no los cambiéis de carpeta ni de nombre, o si lo hacéis, que volváis a clasificarlos de nuevo.

Esta sencilla pero útil base de datos, os la facilito bajo libre distribución, puesto que yo soy el creador y responsable de la misma. Tan sólo os pido que hagáis referencia a su procedencia y a su propietario.
Está creada en Access, pero no os preocupéis sin no disponéis del programa, puesto que os puedo facilitar el Acces Runtime, versión gratuita que Microsoft distribuye para trabajar como usuarios de bases de datos.
Si deseáis tenerla, simplemente deberéis enviarme un email, a través del que os devolveré el link para su descarga.

Espero que os sirva de ayuda.

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